Chaque année le renouvellement d'un quart du bureau de l'A.E.C.C.P.se fait lors de l'Assemblée Générale

Une liste des sortants de chaque département est envoyée aux adhérents 

Les candidats qui ont postulé, ont envoyé, par la poste, leur candidature avec leur lettre de motivation avant la date requise, le cachet de la poste faisant foi.

Le vote est fait pour chaque département par les adhérents du même département ainsi que pour les votes par pouvoir, ( 3 maximum et par lettre manuscrite) qui sont acceptés.

Pour les poneys, lors d'un sortant,tous les adhérents des Hauts de France peuvent partciper au vote.

Les votes par pouvoir sont également acceptés.